本书从全球经济一体化和社会信息化发展的全局出发，全面阐述现代信息技术与档案馆现代化、档案管理变革的互动关系。围绕现代档案管理领域最前沿和应用实践最需要的“智慧档案馆建设”和“数字档案馆建设”内容，分析档案馆信息化建设过程中的观点、方法和实践误区，为现代档案工作者指出信息化建设所必须遵循的原则、策略和方法；研究新技术环境下的现代档案管理的新思路、新技术和新方法，阐述如何将档案管理与信息技术实现组合应用，通过将体制改革、观念革新、流程重组、资源整合、集成管理和创新服务等一系列现代化管理理念应用到档案馆的现代化管理过程中，实现档案管理的变革与创新，为档案工作者提供数字档案馆到智慧档案馆建设的实施方法论，从而促进信息资源知识化转变和社会化共享，提升档案信息服务能力，推动我国档案事业快速发展。
薛四新，先后获得工学学士和工学硕士学位、管理学博士学位，现在清华大学档案馆工作，全国文献影像技术标准化技术委员会五分会委员，国家档案事业信息化领域首批专家，北京市档案信息化领军人才。曾主持和参与完成了12个863/CIMS主题的重大攻关项目与目标产品项目，完成了8个企业的CIMS应用系统的规划、设计、开发、实施、咨询与培训等工作，作为项目负责人完成1项，子项目负责人完成2项，项目执行负责人完成1项，发表CIMS相关学术论文12篇。策划编写《软件项目管理》，被列为教育部"十一五”国家级规划教材。2001年，被授予863/CIMS主题有突出贡献的先进工作者。自2002年开始，在档案管理领域先后主持清华自主知识产权档案管理系统2个、国家标准6项，主持科研项目13项，主编档案学著作4部，公开发表学术论文66篇，分别荣获国家档案局科技成果奖8项和北京市档案局科技成果奖8项， 科研成果 "电子档案管理系统基本功能规范”被国家档案局采纳并于2017年11月25日向全国发布实施。
目 录
第1章 档案馆信息化建设的实践需求 1
1.1 计算机辅助档案管理的需求 1
1.1.1 案例场景 1
场景1-1-1：建立机读档案目录数据库的要求 1
场景1-1-2：档案标引信息完整性与准确性的要求 2
场景1-1-3：档案信息综合查询的要求 3
场景1-1-4：档案全文信息检索的必要性 4
1.1.2 问题分析 5
1.1.3 误区点拨 5
1.1.4 认识提高 6
1.2 电子文件归档与保存的要求 7
1.2.1 案例场景 7
场景1-2-1：电子文件归档的基本要求 7
场景1-2-2：电子文件归档需要档案业务人员积极参与 8
场景1-2-3：电子档案的保存与利用需求 9
场景1-2-4：电子文件归档工作需要有序化开展 11
1.2.2 问题分析 12
1.2.3 误区点拨 13
1.2.4 认识提高 13
1.3 馆藏档案数字化的要求 15
1.3.1 案例场景 15
场景1-3-1：馆藏档案数字化的基本需求 15
场景1-3-2：馆藏数字化的目的和策略 16
场景1-3-3：馆藏数字化的思路和方法 17
1.3.2 误区点拨 19
1.3.3 认识提高 19
1.4 档案信息网络建设的要求 20
1.4.1 案例场景 20
场景1-4-1：档案信息门户网站建设的需求 20
场景1-4-2：档案信息网络综合管理与技术服务的要求 21
场景1-4-3：档案管理信息系统的顶层设计需求 22
1.4.2 误区点拨 25
1.4.3 认识提高 25
1.5 档案信息安全管理的要求 26
1.5.1 案例场景 26
场景1-5-1：档案信息网络服务的安全要求 26
场景1-5-2：档案信息安全管理的保障措施 27
1.5.2 误区点拨 28
1.5.3 认识提高 28
1.6 档案馆IT资源整合的要求 29
1.6.1 案例场景 29
场景1-6-1：软硬件基础平台的共享要求 29
场景1-6-2：档案信息共享与同步更新的要求 30
1.6.2 误区点拨 32
1.6.3 认识提高 32
1.7 数字化档案资源长期保存的需求 33
1.7.1 案例场景 33
场景1-7-1：数字化档案资源集中保存的需求 33
场景1-7-2：制定数字档案长期保存计划的需求 34
1.7.2 误区点拨 35
1.7.3 认识提高 35
1.8 思考题 36
第2章 信息化推动现代档案管理变革 37
2.1 观念变革与认识提升 37
2.1.1 案例场景 37
场景2-1-1：使用档案管理信息系统 37
场景2-1-2：了解软件开发过程 39
场景2-1-3：全面认识档案信息化工作 40
2.1.2 观念革新 41
2.2 行政管理方法的革新 43
2.2.1 案例场景 43
场景2-2-1：业务过程监控能力的提高 43
场景2-2-2：员工管理方式的改进 44
场景2-2-3：IT资产管理意识的加强 45
场景2-2-4：辅助决策信息获取能力的提升 46
2.2.2 全面实施信息化战略 47
2.3 信息化决策能力的提升 49
2.3.1 案例场景 49
场景2-3-1：现状分析与系统建设决策能力的提高 49
场景2-3-2：业务拓展与信息化发展决策能力的提高 51
2.3.2 科学决策再认识 53
2.4 档案工作模式的变革 53
2.4.1 案例场景 53
场景2-4-1“双轨制”工作模式的转变 53
场景2-4-2：文档一体化工作模式的形成 55
2.4.2 现代化管理方法的应用 56
2.5 档案信息化运作能力的提高 57
2.5.1 案例场景 57
场景2-5-1：信息化基本技能的提高 57
场景2-5-2：信息化运控能力的增强 59
场景2-5-3：信息化领导能力的提升 60
2.5.2 人才战略思维转变 62
2.6 档案馆服务能力的拓展 64
2.6.1 案例场景 64
场景2-6-1：信息化促进档案业务工作精细化 64
场景2-6-2：分析利用状况促进档案工作改进 65
场景2-6-3：档案信息服务走向多元化 66
2.6.2 档案信息服务机制创新 67
2.7 思考题 68
第3章 数字档案馆建设 69
3.1 数字档案馆定位 69
3.1.1 数字档案馆功能定位 69
3.1.2 数字档案馆目标定位 70
3.1.3 数字档案馆与传统档案馆的区别和联系 71
3.1.4 数字档案馆基本特征 72
3.2 数字档案馆模型 72
3.2.1 环境模型 73
3.2.2 功能模型 74
3.2.3 信息模型 77
3.2.4 过程模型 80
3.2.5 用户模型 86
3.2.6 OAIS在美国ERA系统的应用模型 88
3.3 数字档案馆技术 89
3.3.1 顶层设计技术与方法 90
3.3.2 海量数据存储技术 90
3.3.3 知识管理与数据挖掘技术 92
3.3.4 多媒体数据访问和检索技术 93
3.3.5 数字资源长期保存技术 93
3.3.6 服务导向体系架构技术 94
3.3.7 应用服务提供商运行模式 94
3.3.8 电子档案凭证保障和验证技术 95
3.4 数字档案馆组织与管理 95
3.4.1 数字档案馆组织体系 95
3.4.2 数字档案馆组建方式 97
3.4.3 数字档案馆运行机制 100
3.4.4 服务型数字档案馆工作机理 101
3.4.5 服务型数字档案馆机构部署 102
3.4.6 服务型数字档案馆建设特点 103
3.5 数字档案馆建设 103
3.5.1 建设方法与原则 103
3.5.2 基础保障工作的开展 109
3.5.3 档案馆信息化管理需求分析 115
3.5.4 数字档案馆工程建设 123
3.6 数字档案馆应用 137
3.6.1 数字档案馆的使用 137
3.6.2 数字档案馆的维护 139
3.6.3 数字档案馆的运营 140
3.7 思考题 142
第4章 智慧档案馆探究 143
4.1 智慧档案馆研究的价值 143
4.2 智慧档案馆的认识 144
4.2.1 “智慧”的解读 144
4.2.2 智慧档案馆的理解 145
4.2.3 智慧档案馆的内涵 146
4.2.4 智慧档案馆的构成要素及其特征 146
4.3 智慧档案馆的定位与发展 148
4.3.1 智慧档案馆在智慧城市中的地位 148
4.3.2 智慧档案馆与传统实体档案馆及数字档案馆的关系 150
4.3.3 智慧档案馆全面信息化管理的发展态势 152
4.4 智慧档案馆系统的典型特征 153
4.4.1 智慧档案馆的基础架构特征 153
4.4.2 智慧档案馆的信息系统特征 157
4.4.3 档案仓储管理的虚拟化特征 163
4.5 智慧档案馆研究展望 164
4.6 思考题 165
第5章 档案现代化管理工程与实践 166
5.1 档案信息化工程立项报告 166
5.1.1 项目背景 166
5.1.2 系统需求描述 166
5.1.3 目标、范围与工作内容 168
5.1.4 工作计划 171
5.1.5 经费预算 172
5.2 系统顶层设计需求框架 173
5.2.1 项目基本情况 173
5.2.2 档案信息化应用现状 173
5.2.3 系统建设要求 174
5.2.4 部门间业务流程与信息交互 178
5.2.5 基于应用共享的PAMIS运行模型 179
5.3 档案管理信息系统实施指南 179
5.3.1 实施过程模型 179
5.3.2 实施工作思路 180
5.3.3 实施工作要点 187
5.3.4 实施过程管理 188
5.3.5 快速实施六大步 195
5.4 数字档案馆功能部署方案 197
5.4.1 分/子系统部署方案 197
5.4.2 确定系统的信息模型 198
5.4.3 确定系统的功能结构 199
5.4.4 确定系统的用户模型 200
5.4.5 确定系统的接口模型 201
5.4.6 确定其他个性化的功能需求 201
5.5 思考题 202
后记 203
附录A 档案馆信息化建设需求调研大纲 205
附录B 档案馆信息化建设常见问题解答 207
附录C 电子文档长期保存国际标准相关信息 213
参考文献 218
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