本书在前两版的基础上，根据社会经济领域应用写作的具体实践，对社会经济生活中常用文体的文种特点、文章结构、写作要求、社会发展需求和文面格式等基本问题作全面细致的介绍，并依照*新党政公文处理条例，对公文写作部分做了较大的修订。同时对在新时期出现的新文种或老文种的新用法进行介绍和分析，这对广大高校各层次的学生、社会广大业务人员、各种有应用写作需要的人群，都会有所启发，并能带来实质性帮助。
第二章 公 务 文 书
本章学习目标：
理解公务文书的概念与特点。
了解公务文书的一般要求和文面版式。
掌握基层常用公务文书的用途和写法。
第一节 公务文书概述
一、公务文书的概念和特点
公务文书，简单来说，就是用于党务和行政事务的各类规范化文书，亦称之“党政公文”，简单可称之“公文”。1949年以来，有关部门对它作过多次规范，其中党政公文曾有多次分合，2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，这是推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化的指导性文件，并已于2012年7月1日起实施。本章对公务文书的阐释，即以此为纲。
(一)公文的概念
《党政机关公文处理工作条例》指出，“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”这个概念指导着各级各类党政机关的公务文书工作朝着科学化、制度化、规范化方向健康发展。
(二)公文的特点
1. 法定性
党政公文是用于处理党务和行政活动的文书，它的发文主体是法定组织而不能是任意的个人，它从撰写、制发、传递，到阅读、办理，每一个环节都体现出法定的特点。
首先，党政公文是由法定组织制发的，其法定作者是指依据有关法律和章程而成立，并能行使职权和承担义务的党政机关与其他社会组织，党政公文必须以这些机关的名义或其法定代表人的名义制发，一般个人或非正式组织无权制发党政公文。其次，党政公文一经发布，就有法定的现实执行效用，对受文者及其他有关方面的行为将产生不同程度的强制性影响。而且，除需要周知的公文外，党政公文的阅读者，也必须是法定的读者，因为党政公文的阅读范围也是有明确规定的。
2. 工具性
应用文都具有工具性，但党政公文的工具性尤其鲜明。首先，它是表达党务和行政管理者思想意志的工具，在制发过程中，它负责将党务或行政管理者的思想意志以特定的书面语言形式表达出来、传递出去；其次，党政公文又是党政管理的工具，文书的内容，就是党政管理者的施政或管理意向，在公文的执行过程中，要将党政管理意向变成行为，自然借助公文这个工具。所以，在执行过程中，公文就是执行的依据和准则，具有指导或规范人们行为的特点。
3. 规范性
为了对整个社会的党政公文做出有效的管理和监督，使公文工作朝着科学化、制度化、规范化方向健康发展，也为了更好地实现“文档一体化”，确保后期的档案工作顺利进行，有关部门对党政公文的写作和处理方面的一系列问题，包括文种、结构、格式等都做出了统一的要求。《党政机关公文处理工作条例》规定了15种公文作为法定的体裁，并对每一文种的适用范围做了说明，对公文的格式、用纸要求也作了明确规定。撰写者必须严格地照此办理，不得有任何随意的增删更改。公文的行文规则和处理方法，也按此规范行事，以确保党政公文的统一性与严肃性。
4. 时限性
作为法定的党政公文，它的内容关乎党政公务，这也就决定了它主要是针对党政公务活动中的具体情况，为及时解决实际问题而制发的。管理者发现党政公务中的情况和问题，迅速做出决策，并以党政公文形式下发或上达，以确保施政，利于管理。突出公文的时效性才能保证决策的迅速、快捷和工作的高效率，才能及时解决公务活动中的实际问题。所以在党政公文规范格式中设有“紧急程度”“成文日期”“印发日期”等项目，每一件公文还要限定制发、传递、执行的时间要求。
二、公务文书的作用和种类
(一)公文的作用
作为有效传递党政公务活动中所需信息的重要工具，党政公文具有多种作用。
1. 领导沟通作用
公文是传播信息的一种方式，也是最具权威性和正式性的方式。它传达党和国家的方针、政策及各项指示，是加强集中领导，实行有效管理，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。
公文也是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。此外，它也是机关之间横向联系的纽带，通过它，机关之间互通讯息、商洽事务、互相协调与配合。党政公文的这种传达沟通作用，是党政管理的重要辅助。
2. 发布记录作用
根据我国相关法律和行政惯例，必须用行政公文的方式才能发布行政法规或规章，因此行政公文在发布行政法规与规章，体现国家行政管理与维护社会秩序方面，发挥着重要作用。
公文的制作发布印证了制发者的合法身份，记录了各项党政管理活动的性质、状态，是党政公务活动的真实记录，受文机关可据此处理工作。有些公文在完成现行使命后，可转化为档案资料，供后人查考、研究和使用，党政公文的凭证记录作用不容忽视。
3. 宣传教育作用
由于公文具有较强的政策性和理论性，在社会各项事务活动中发挥着阐明事理、启发觉悟、提高认识等宣传教育作用，“学习文件”是我国社会教育的一种重要形式。
(二)现行公文的种类
根据《党政机关公文处理工作条例》阐释，公文种类主要有：
(1) 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(2) 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(3) 命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(4) 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(5) 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(6) 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(7) 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(8) 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(9) 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(10)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
(11)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(12)批复。适用于答复下级机关请示事项。
(13)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(14)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(15)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
以上这15种公文也被称作“法定公文”。此外，按照不同的标准，上述公文又可划为不同的种类，为了更好地学习理解公务文书，从不同的角度去认识它的种类很有必要。
1. 根据公文内容涉及国家机密的程度划分的种类
(1) 公布性公文。内容不涉及党和国家机密，可以直接公开发布的公文，如公报、公告、通告等。这种公文又分对外公开公文和国内公开公文两种。对外公开公文可以直接向国内外公开发布；国内公开公文的内容，虽不涉及国家机密，但不宜或不必向国外公布，只在国内公开发布。
(2) 内部使用公文。内容不涉及国家机密，但不宜对社会公开，而只在单位内部阅读与使用的公文，如通报等。
(3) 机密性公文。内容涉及国家机密的公文，需要在一定时期内限定阅读范围，以保障机密的安全。机密公文通常由指定的专人负责处理、递送和保管。根据内容涉及国家机密的程度，以及泄露后使国家安全和利益遭受损害的严重性又可分为三种：秘密公文，机密公文和绝密公文。
2. 根据公文行文方向划分的种类
(1) 上行文。具有隶属关系的下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。
(2) 平行文。同一组织系统的同级机关或不相隶属机关之间的来往公文，如函等。
(3) 下行文。领导机关对下级所属机关发送的公文，如命令(令)、决定、公报、公告、通告、通知、通报、批复等。
上述三种公文类型是从发文机关和收文机关之间的工作上来区分的。一个具体的机关收发的文件都有上行文、平行文、下行文。这三种公文的性质作用不同，分别反映了对于工作的领导与指导，互相协调与配合，请求给予批准、指示等不同的工作关系。
3. 根据公文时限要求划分的种类
(1) 常规公文。无特殊时间要求，可以按照常规处理的公文。
(2) 加急公文。内容重要并急需打破常规，迅速传递处理的公文。
(3) 特急公文。内容至关重要并特别紧急，已临近规定的办理时限，需要立即优先迅速传递处理的公文。
4. 根据公文来源划分的种类
(1) 收文。本机关收到的来自外部的公文。
(2) 发文。包括由本机关制成，并发往外部的公文和本机关制成但只供内部使用的两种公文。
5. 根据公文性质、作用划分的种类
(1) 指导性公文。由领导机关制成的，用于颁布方针、政策、法规，指导、布置工作，阐明工作的指导原则的公文，如决议、决定、命令等。
(2) 公布性公文。直接向国内外公开发布的公文，如公报、公告、通告等。
(3) 陈述呈请性公文。用于汇报工作、陈述情况、提出建议、请求指示或批准的公文，如议案、请示、报告、意见等。
(4) 商洽性公文。无传递方向限制，用于探讨协商一般事项的公文，如函。
(5) 记录性公文。用于将会议的基本情况、主要精神和议定事项择要整理的公文，如会议纪要。
三、公务文书的格式
由于公务文书在社会上的特殊作用，公务文书的外观规格形式也有严格规定，公文的各个组成要素在文面上有规定的位置或格式。这既有利于维护公文的严肃性，也有利于公文的阅读、传递、处理、保管和对相关人员进行考核。在自动化、数字化的社会背景下，公文格式的规范有利于网络化办公，也有利于现代技术管理文件和档案。
《党政机关公文处理工作条例》指出：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(1) 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(2) 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(3) 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(4) 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
(5) 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
(6) 签发人。上行文应当标注签发人姓名。
(7) 标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
(8) 主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(9) 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
(10)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(11)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
(12)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
(13)印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
(14)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
(15)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(16)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(17)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
此外，《党政机关公文处理工作条例》同时指出：公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行；公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字；公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
上述这些基本格式，在公文处理中要特别注意。而正文是公文的主体，是发文的目的所在，尤其要谨慎对待。正文位于主送机关下一行开始，行文中段落要注意汉语文章的规范格式，数字、年份不能回行。正文中引用的外文必须注明其中文含义。正文较长，用数字表示其层次结构序数时，要根据国家有关部门的统一标准，即：
第一层用“一”“二”“三”“四”……
第二层用“(一)”“(二)”“(三)”“(四)”……
第三层用“1”“2”“3”“4”……
第四层用“(1)”“(2)”“(3)”“(4)”……
这是必须共同遵守的统一要求，不能随意改变，更不可用外文标注法来标注公文。
公文正文的开头部分，要用简洁明了的语言写明发文的目的，或起因，或根据。接着以不同的过渡语进入文章主体部分。
除某些综合性报告外，公文正文的主体应依照“一文一事”的原则，对正文事项详细阐述、明确解释、严密论证、充分说明。
在结尾部分，可根据行文关系的具体情况，或提出要求，或恳请答复，或以“特此……”作公文礼仪性结束表示。例如：“以上报告，请审阅”“特此请示，请予批复”“特此函告”等。
有了这样的规范标准，才能确保公文的权威性和有效性。在校学生对此可能非常陌生，可先对这些基本知识作简单识记，以后在社会实践中就会有所体悟。
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